Главбух , № 46 (597) август

Ситуация

Бухгалтер предприятия допустил ошибку при расчете «больничных» двум работникам: одному их начислили и выплатили больше положенного, а второму — меньше. Вместе с тем, если обе эти ошибки «свернуть», то разница получается в пользу предприятия — недоплаты взносов нет. Как исправить ошибки и нужно ли уплачивать взносы?

Анализ ситуации

На первый взгляд может показаться, что исправлять ошибки не нужно, т. к. недоплаты взносов в Фонд социального страхования по временной утрате трудоспособности нет. Особенно, если бухгалтер совсем недавно имел дело с исправлением ошибок одного периода, например, по налогу на прибыль, когда некоторые ошибки можно засчитывать.

В данном случае исправлять ошибки придется по каждому сотруднику отдельно, даже если в сумме ошибки не приводят к общей недоплате взносов в Фонд. И вот почему. При проверке правильность взносов будут проверять по каждому сотруднику! В случае выявления ошибок, даже таких, которые не привели к недоплате взносов, Фонд начислит штраф за неправильное использование денежных средств.

Итак, что же необходимо сделать бухгалтеру, если ошибка в начислении сумм «больничных» выявлена до начала проверки предприятия?

Исправляем расчеты

Ваши действия по исправлению ошибок в части начисления и использования денежных средств Фонда определяет Порядок исправления ошибок прошлых отчетных периодов в отчетности страхователей по денежным средствам общеобязательного государственного социального страхования в связи с временной утратой трудоспособности и расходами, обусловленными рождением и погребением, утвержденный постановлением Фонда социального страхования по временной утрате трудоспособности от 25.12.2003 г. № 123 (далее — Порядок № 123). Согласно этому Порядку исправление ошибок происходит в несколько этапов:

1. Выявление ошибки и перерасчет неправильно начисленных сумм.

2. Если ошибка привела к недоплате соцвзносов, необходимо начислить пеню и перечислить соответствующие суммы.

3. В пятидневный срок со дня выявления ошибки уведомить Фонд о выявленной ошибке.

4. Исправить данные в бухгалтерском учете и в отчетности.

Теперь остановимся подробно на каждом этапе.

После того как вы нашли ошибку, нужно правильно посчитать сумму «больничных» обоим работникам. Излишне начисленную сумму больничных придется удержать из зарплаты сотрудника. Кроме того, это повлечет исправления в начислении и уплате НДФЛ.

Во втором случае, когда вы отразили сумму больничного меньше, чем предусматривает расчет, увеличиваем на эту сумму зарплату работника в том месяце, в котором выявили ошибку.

В ситуации, когда вы отразили меньшую сумму — это влечет за собой недоплату взносов, а также ответственность за недоплату — штраф. Однако согласно пункту 8 Порядка № 123 если вы сами выявили и исправили ошибку до начала проверки предприятия Фондом, а также полностью перечислили недоплаченные страховые взносы и пеню, то штрафы не применяются. Иначе при проверке вам грозит штраф за нарушение порядка расходования страховых денежных средств в размере 50 % надлежащих к уплате сумм страховых взносов. Но так как мы выявили ошибку самостоятельно, то нам необходимо рассчитать и уплатить пеню. Пунктом 6 Порядка № 123 предусмотрено, что если Фонд задолжал предприятию деньги и эта сумма не превышает сумму недоимки, тогда пеню не начисляют.

Рассчитать пеню достаточно просто. Необходимо взять 120 % двойной учетной ставки НБУ, действующей на момент уплаты (с 30.04.2008 г. — 12 %), и умножить на полную сумму недоимки. Таким образом, мы получим сумму пени за один день. Теперь эту сумму умножим на количество календарных дней с момента возникновения недоимки и до дня уплаты недоимки.

Также важно помнить, что пеню и недоплату нужно перечислять, только если ошибка привела к недоплате соцвзносов.

В нашем случае общий итог ошибки в пользу предприятия. Тем не менее за апрель нужно провести доплату взносов в сумме излишне начисленных «больничных». В свое время Фонд в письме от 20.10.2004 г. № 05-31-1465 отмечал, что в соответствии с положениями части четвертой пункта 1 статьи 30 Закона № 2240 за неполную уплату страховых взносов на страхователя налагается штраф в размере сокрытой (заниженной) суммы заработной платы, на которую начисляются страховые взносы. Применение штрафных санкций в случае выявления сокрытого (заниженного) страхователем фонда оплаты труда не может связываться с наличием у него дебиторской задолженности по денежным средствам Фонда.

Сумма недоплаты по «больничным» будет учтена по итогам работы за 9 месяцев и только так повлияет на общий результат в пользу предприятия.

Теперь рассмотрим ситуацию исправления ошибок на примере.

ПРИМЕР

В апреле 2008 года предприятие начислило сотруднику Иванову И. И. больничные в размере 300 грн. Суммы больничных вместе с заработной платой были выплачены 12 мая 2008 года. В августе выявлено, что сотруднику Иванову И. И. переплатили больничные на сумму 100 грн., в т. ч. за счет Фонда — 60 грн. На момент выявления ошибок Фонд не имеет задолженности перед предприятием, пеню начислять нужно.

Работнику Сидорову С. С. не доплачено больничных в сумме 120 грн., в т. ч. за счет Фонда — 70,00 грн.

Эти операции можно отразить в бухгалтерском и налоговом учете следующим образом:

Уведомляем Фонд об ошибке

Далее необходимо в письменном виде уведомить Фонд о выявленной ошибке. Это предусматривает пункт 3 Порядка № 123. В письме вы указываете причины возникновения ошибок, а также сумму доначисленных или уменьшенных взносов (сумм «больничных»).

Письмо нужно составить в двух экземплярах — один экземпляр вы передаете в Фонд, а второй — остается в бухгалтерии для подтверждения своевременного уведомления Фонда о выявленных ошибках. Это необходимо сделать в пятидневный срок со дня выявления ошибки. Письмо должны подписать директор и главный бухгалтер. (Пример письма см. ниже).

Образец

Отражаем ошибку в соцотчетности

В отчете по форме Ф4-ФСС з ТВП вносим исправления по результатам 9 месяцев. Необходимо исправить соответствующие статьи отчета. Исправления в суммах пособия по временной нетрудоспособности необходимо будет отразить и в отчете по форме Ф4-ФСС з ТВП за 9 месяцев 2008 года в правой части раздела ІІІ «Розрахунок по коштах загальнообов’язкового державного соціального страху-вання».

В частности, стр. 14 отчета «На початок кварталу» нужно будет заполнить таким образом.

ПРИМЕР

Строка 14 отчета в случае не исправления ошибок имела бы следующий вид:

(Извлечение)

В сумму 600,00 входит наша лишняя выплата в сумме 60,00 грн. и не входит недоплата в сумме 70,00 грн.

После исправления ошибки стр. 14 отчета должна иметь следующий вид:

(Извлечение)

В данном случае 590 — это 600,00 – 60 + 70.

Кроме того, нужно исправить сумму больничных в стр. 1 таблицы IV отчета.

Как показывает практика, ошибиться может каждый. Надеемся, что вышеизложенный материал поможет вам своевременно и правильно выявить и исправить допущенные ошибки, чтобы в дальнейшем избежать штрафных санкций.

Ольга ЧУПРИНА, заместитель главного бухгалтера ООО «Пионер новейших технологий»